Online events
Een nieuwe dimensie
“Je kunt niet verwachten dat mensen uren achter de computerscherm zitten”
Online en hybride bijeenkomsten; het was al een trend, maar door de coviduitbraak heeft het een enorme vlucht genomen. Ook bij het Events Center van VUmc Academie moest in sneltreinvaart geschakeld worden.
Eventmanagers Ingrid van de Vegte (foto boven) en Elin Davies: “Het vak is nog steeds hetzelfde, maar met een nieuwe dimensie.” Het organiseren van online of hybride bijeenkomsten heeft het vak van eventmanager verruimd, zeggen Elin en Ingrid. Nog steeds regelen ze alles van A tot Z, geven ze advies over bijvoorbeeld de lengte van presentaties of de flow van de bijeenkomst. “Maar”, zegt Elin “waar we door jarenlange ervaring met fysieke events een blik aan mogelijkheden kunnen opentrekken, is dat nu niet zo. Ook voor ons is het relatief nieuw. We zijn natuurlijk wel wonderwomen”, lacht ze, “maar ook wij moeten voortdurend zoeken en uitproberen. We hebben geen pasklare oplossingen.” Ingrid: “Daarin onderwijzen we onszelf dan ook. Bijvoorbeeld door webinars te volgen. En door veel te lezen en googlen en te sparren met elkaar en met collega’s van buiten het ziekenhuis”, vult Elin aan.
Koffiepauze
Zo bedenken ze onder andere steeds nieuwe en creatieve oplossingen om online events te verlevendigen, momenten van rust te creëren of deelnemers bij de les te houden. Ingrid: “Je kunt niet verwachten dat mensen uren achter een computerscherm zitten. Dus zorgen we bijvoorbeeld voor een koffiepauze.” Elin: “Dan sturen we deelnemers vooraf een pakketje toe met een beker, koffie en thee, iets te eten en iets leuks. Zodat je toch die connectie maakt met elkaar.”
Accreditatie
Ook voor ‘problemen’ als accreditatie vinden ze oplossingen. Want hoe meet je aanwezigheid bij een online meeting? “Daarvoor moet je nieuwe formats bedenken”, zegt Ingrid. “Zo werken we nu met polls en Q&A’s en in- en uitloggen, bijvoorbeeld.”
“Er zijn geen pasklare oplossingen”
“Een fysiek event biedt je straks standaard ook digitaal aan”
Zorgen
Sommigen opdrachtgevers zijn nog wel wat huiverig merkt Elin. “Bereiken we de deelnemers wel? Melden ze zich wel aan? Vooral bij betaalde events zijn dit zorgen. Maar als je artikelen hierover leest, dan stemt dat positief. Neem festival Tomorrowland, dat normaal 20.000 bezoekers ontvangt, die hebben dit jaar twaalf miljoen (!) tickets verkocht voor de online variant. Natuurlijk, wij organiseren geen feestjes, maar wetenschappelijke bijeenkomsten. Dus ik snap dat het ook voor de commissies en sprekers omschakelen is. Maar wij zijn er om hen daarin te begeleiden.”
Weg scepsis
Toch zijn online bijeenkomsten steeds normaler, beamen Elin en Ingrid: “Iedereen heeft het Zoomen, Teamen en Blue Jeansen inmiddels wel omarmd”. Ook de scepsis verdwijnt. Ingrid: “Uit een evaluatie na een van de eerste online bijeenkomsten in april, bleken de deelnemers blij verrast. Het was onder andere veel interactiever dan verwacht.” Desalniettemin denken beiden dat digitale events nooit de fysieke zullen vervangen. Zeker niet wat betreft het netwerkaspect. Ingrid: “Er zijn wel mogelijkheden om te netwerken, zoals chatten in een online lobby, maar je mist de toevalligheden en spontaniteit.” Voor de toekomst verwacht Elin vooral hybride vormen: “Vanwege duurzaamheid - je laat die dure spreker uit Australië niet meer overvliegen, maar ook als extra service. Een fysiek event biedt je straks standaard ook digitaal aan.”
Qui vive
“Voorlopig zijn alle events waarschijnlijk online, ook de reeds geplande fysieke, aangezien het aantal besmettingen weer is toegenomen. De maatregelen voor bijeenkomsten zullen steeds worden aangepast. Dat betekent dat we voortdurend moeten schakelen en events in overleg met de opdrachtgever moeten herzien”. Elin: “Voor nieuwe events maken we nu dan ook steevast een plan B én C. Ingrid: “We zijn constant op onze qui vive. Maar daar zijn we goed in!”
“Iedereen heeft het Zoomen, Teamen en Blue Jeansen inmiddels wel omarmd”
Ervaringsbericht
Loes Schouten van de Nederlandse Federatie van UMC’s (NFU) benaderde het Events Center van VUmc Academie voor ondersteuning bij het organiseren van een event.